Biaya Perjalanan Penyusunan Pangkalan

Biaya Perjalanan Penyusunan Pangkalan

Biaya, Kalkulator, Euro, Dollar, Uang

Ketika biaya perjalanan bisnis meningkat, perusahaan menyadari bahwa teknik manajemen biaya yang lebih baik dapat membuat perbedaan

KAMI. biaya perjalanan perusahaan meroket ke lebih dari $ 143 miliar pada tahun 1994, menurut survei terbaru American Express tentang manajemen perjalanan bisnis. Pengusaha sektor swasta menghabiskan sekitar $ 2.484 per karyawan untuk perjalanan dan hiburan, naik 17 persen selama empat tahun terakhir.

Biaya T&E perusahaan, sekarang merupakan biaya terkendali ketiga terbesar di belakang penjualan dan biaya pemrosesan data, berada di bawah pengawasan baru. Korporasi menyadari bahwa bahkan penghematan 1 persen atau 2 persen dapat diterjemahkan ke dalam jutaan dolar yang ditambahkan pada keuntungan mereka.

Penghematan pesanan itu pasti akan mendapatkan perhatian manajemen, yang merupakan persyaratan untuk jenis proyek ini. Keterlibatan dimulai dengan memahami dan mengevaluasi komponen-komponen manajemen T&E untuk mengendalikan dan memantaunya secara lebih efektif.

Manajemen langsung mencakup penugasan tanggung jawab untuk manajemen perjalanan, menerapkan sistem pengukuran kualitas untuk layanan perjalanan yang digunakan, dan menulis dan mendistribusikan kebijakan perjalanan formal. Hanya 64 persen perusahaan AS yang memiliki kebijakan perjalanan.

Bahkan dengan dukungan manajemen senior, jalan menuju penghematan sangat sulit. Hanya satu dari tiga perusahaan yang berhasil melembagakan program internal yang akan membantu mengurangi biaya perjalanan, dan banyak sekali aspek perjalanan yang begitu luar biasa, sebagian besar perusahaan tidak tahu harus mulai dari mana . "Industri perjalanan didasarkan pada informasi," kata Steven R. Schoen, pendiri dan CEO The Global Group Inc. "Sampai seorang penumpang benar-benar menginjakkan kaki di pesawat, mereka [hanya] telah membeli informasi. "

Jika itu masalahnya, teknologi informasi tampaknya merupakan tempat yang layak untuk menabung penghematan yang sulit dipahami, tetapi sangat dicari-cari Ballou, presiden Travel Services Group USA dari American Express. "Selain itu, banyak perusahaan memulai program berkualitas yang mencakup peningkatan proses canggih dan upaya rekayasa ulang yang dirancang untuk secara substansial meningkatkan proses manajemen T&E dan mengurangi biaya tidak langsung."

Ketika perusahaan mencari teknologi untuk membuat potensi penghematan menjadi kenyataan, mereka bisa menjadi sangat kreatif tentang metode yang mereka gunakan.

The Great Leveler

Sistem reservasi terpusat lama menjadi domain eksklusif agen perjalanan dan profesional industri lainnya. Tetapi semua itu berubah pada bulan November 1992 ketika keputusan Departemen Perhubungan memungkinkan akses masyarakat umum ke sistem seperti Apollo dan SABER. Perangkat lunak manajemen perjalanan, seperti TripPower dan TravelNet, segera muncul, memberikan wawasan korporasi ke mana uang T&E mereka dibelanjakan.

Perangkat lunak ini melacak tren pengeluaran dengan berinteraksi dengan basis data perusahaan dan menyediakan akses ke sistem reservasi terpusat yang menyediakan informasi pemesanan langsung ke maskapai penerbangan, hotel, dan agen penyewaan mobil. Program-program ini juga memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan perjalanan terkomputerisasi tentang penghematan biaya dengan perincian tentang tempat diskon diperoleh, penggunaan hotel dan mobil serta pola perjalanan antar kota. Data aktual memberi perusahaan pengaruh tambahan saat bernegosiasi diskon dengan pemasok perjalanan.

"Ketika Anda memiliki informasi, Anda tidak harus kembali ke titik awal setiap kali Anda memutuskan untuk berganti agen," kata Mary Savovie Stephens, manajer perjalanan untuk raksasa biotek Chiron Corp.

Sybase Inc., pemimpin perangkat lunak klien / server dengan anggaran T&E tahunan lebih dari $ 15 juta, setuju. "Perangkat lunak memberi kita visibilitas yang belum pernah terjadi sebelumnya ke bagaimana karyawan menghabiskan dolar perjalanan mereka dan leverage yang lebih baik untuk bernegosiasi dengan pemasok layanan perjalanan," kata Robert Lerner, direktur kredit dan layanan perjalanan korporat untuk Sybase Inc. "Kami memiliki akses yang lebih baik ke data, lebih cepat, dalam lingkungan waktu nyata, yang diharapkan memberi kami penghematan besar dalam T&E. 

Biaya untuk hak istimewa ini tergantung pada volume bisnis. Pembelian perangkat lunak manajemen perjalanan satu kali dapat berjalan dari di bawah $ 100 hingga lebih dari $ 125.000. Beberapa penyedia perangkat lunak akan mengakomodasi pengguna yang lebih kecil dengan menjual sedikit demi sedikit perangkat lunak seharga $ 5 hingga $ 12 per perjalanan yang dipesan, masih penghematan yang signifikan dari norma industri $ 50 per transaksi.

Tidak Ada Tiket Lagi

Perjalanan tanpa kertas lebih cepat daripada kantor tanpa kertas yang pernah dilakukan karena penyedia layanan dan konsumen bekerja sama untuk mengurangi harga tiket untuk pelancong bisnis. Mungkin yang paling maju dari kemajuan ini adalah perjalanan "tanpa tiket", yang hampir semua maskapai penerbangan sedang uji coba.

Sementara itu, penyedia dan agen perjalanan sedang bereksperimen dengan teknologi baru untuk memungkinkan para pelancong memesan layanan perjalanan melalui Internet, e-mail, dan kios tiket tanpa pengawasan. Best Western International, Hyatt Hotel dan beberapa jaringan rantai hotel besar lainnya di Internet. Layanan ini mengurangi kebutuhan kertas dan menawarkan layanan yang lebih baik dan manfaat tambahan seperti peningkatan efisiensi, peningkatan pelacakan biaya perjalanan dan tren, dan pengurangan biaya.

Dennis Egolf, CFO dari Pusat Medis Urusan Veteran di Louisville, Ky., Menyadari bahwa lokasi desentralisasi pusat medis, seperempat mil dari rumah sakit, membuat efisiensi menjadi sulit. "Kami kehilangan waktu produksi dan semuanya hilang," katanya. "Setiap memo harus dibawa dengan tangan untuk persetujuan, dan kami membutuhkan tujuh salinan berbeda dari setiap pesanan perjalanan." Hasilnya, Egolf mencoba paket perangkat lunak pengurangan kertas yang dirancang untuk pemerintah federal.

Perangkat lunak ini memungkinkan rumah sakit untuk mengelola perjalanan on-line, dari melacak tunjangan per-diem dan menghitung pengeluaran hingga menghasilkan formulir penarikan uang tunai dan mengesahkan voucher penggantian. Perangkat lunak ini juga memungkinkan rumah sakit membuat akun berjalan dari biaya perjalanan dan anggaran perjalanan yang tersisa.

"Hari ini, untuk semua tujuan praktis, sistem ini tidak memiliki kertas," kata Egolf. Perangkat lunak ini telah membantu rumah sakit mengurangi waktu pemrosesan dokumen hingga 93 persen. "Tujuan awal difokuskan pada mengelola perjalanan karyawan tanpa kertas," katanya. "Kami telah mencapai tujuan itu, sebagian karena upaya staf dan sebagian karena keakuratan perangkat lunak."

Dengan hanya investasi $ 6.000, rumah sakit menghemat $ 70 setiap perjalanan karyawan dan menghemat hampir setengah dari anggaran T&E $ 200.000 melalui program pengurangan kertas.

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Ikuti Perjalanan Berbeda Dengan Tur Bus Berpemandu

3 Top Favorit Saya Tur Helikopter Grand Canyon South Rim Ever!